Лучшие в профессии. Елена Шевцова, руководитель службы по административным вопросам ООО «НПО Петровакс Фарм»

Номинация: Лучшие в профессии.

Эссе «Административный отдел — это место, куда идут с жалобами, а уходят — с улыбкой». 

Номинант: Елена Шевцова, руководитель службы по административным вопросам ООО «НПО Петровакс Фарм».

 

Образование, знания, навыки, опыт

Елена Шевцова

Я закончила Пятигорский лингвистический университет, но очень скоро поняла, что английский язык перестал быть отдельной специальностью. Приехав в Москву с юга России, со всей эмоциональностью и энергичностью, свойственной жителям этого региона, я решила искать профессию, в которой удалось бы совместить мои языковые навыки с организаторскими способностями, заложенными в период получения педагогического образования. Затем в процессе становления карьеры прибавила к этому свой житейский опыт, любовь к порядку и чистоте, опыт работы в проектах, знания в области carfleet, опыт оформления виз и билетов. И по такому рецепту стала руководителем АХО.

В настоящее время я возглавляю административный отдел «НПО Петровакс Фарм». У меня в подчинении 22 сотрудника. В сферу моей ответственности входят аренда и ремонт помещений, я веду все проекты по поиску помещений и переездам, отвечаю за работу секретариата, отдела документооборота, под моим контролем функционирует транспортный отдел и отдел административной поддержки, который был создан мной недавно.

За годы работы в АХО я получила знания и большой опыт в сфере аренды коммерческой недвижимости, тендерной и договорной работы, дисциплинарной работы с сотрудниками. Проходила регулярные обучения на курсах по охране труда и пожарной безопасности, посетила многочисленные корпоративные тренинги на разные темы. Серия последних тренингов была направлена на формирование и укрепление лидерских качеств. Самым запоминающимся и полезным стал курс по охране труда, который проходил в городе Глазго в Шотландии, где располагается штаб-квартира компании. Он помог мне осознать тот факт, что разные страны при разной юридической основе ставят своей целью безопасность людей и создание для них комфортных условий работы.  Я активно расширяю свои знания в области «зеленых» идей. Ищу, изучаю и применяю в работе и жизни эти современные тенденции.

Яркие проекты

Самым ярким в моей работе стал проект расширения офиса в компании DIAGEO, где я выступила в роли и лидера проекта, и проектировщика, и дизайнера. Возможно, мои схемы не тянули на звание исполнительной документации, а строителям не легко было разбирать мои чертежи, но совместными усилиями мы построили прекрасное помещение — точное продолжение общей концепции офиса. Изюминкой новой части офиса было то, что переговорные комнаты, стоящие на границе двух помещений, имели складывающиеся перегородки и преобразовывались в одно большое пространство, которое мы использовали для мероприятий в офисе. В процессе реализации этого проекта мне удалось сэкономить выделенный бюджет на 17% без ущерба для качества.

 

Проект переезда офиса «НПО Петровакс Фарм» в 2019 году тоже имел свою особенность — очень сжатые сроки. Безусловно, современные технологии позволяют ускорить процессы, но в нашем случае на строительно-монтажные работы помещения площадью 1200 кв. м в «Москва-Сити» оставалось три неполных месяца. Благодаря команде единомышленников, четкому плану работы, регулярным встречам, быстроте реакции и принятия решений, ответственному генеральному подрядчику, который работал круглосуточно, ремонт был сделан вовремя, и мы переехали в новый офис в установленный срок. К моменту прихода сотрудников на свои новые рабочие места все работы были завершены, генеральная уборка проведена, техника подключена. Идеально подготовленный к работе офис снял напряжение и страхи, которые испытывали сотрудники с момента объявления о переезде.

Команда

Так сложилось, что несмотря на быстрый рост компании «НПО Петровакс Фарм», состав и численность административного отдела не менялась. Мы смогли распределить обязанности и проекты таким образом, что все исполняется в срок и четко, наладили систему дублеров, проводим регулярные планерки отдела, на которых обсуждаем итоги прошедшей недели, делимся текущей информацией и строим планы на будущее.

Я честно придерживаюсь правила Work-life balance, уважаю личное время и пространство коллег. С каждым членом своей команды регулярно провожу личные встречи один на один, и это время не только для того, чтобы доложить о выполнении поручения, но и возможность обсудить любые вопросы. Я уверена, что в добрых отношениях работать легче и эффективнее. Раз в неделю мы всей командой идем обедать. И я как руководитель никогда не отвожу это время под другие цели. Я верю, что час с командой спасет день проекта.

Мы с командой выработали для себя правило: административный отдел — это место, куда идут с жалобами, а уходят — с улыбкой. Наша задача — создать комфортные условия для тех, кто зарабатывает деньги компании. У нас для этого есть все — знания, опыт, бюджет и, главное, желание работать в сфере АХО!

 

Ценность для работодателя

Уверенно скажу, я — ответственный, активный и патриотичный человек. Я строю свою работу по принципу здесь и сейчас, но с перспективой на будущее. Любое поручение нужно доводить до конца. В любом деле нужно уметь брать на себя ответственность. В свое время лучшей похвалой для меня стали слова моего руководителя: «Я дал поручение и забыл о нем, пока Елена не вернулась с результатом». С тех пор эти слова — девиз моей работы. Я готова работать, учиться, браться за новые проекты. Я не готова к одному — отказаться от драйва, который дарит мне моя профессия.