Лучшие в профессии. Наталия Лаврентьева, начальник административно-хозяйственного управления ПАО «Московская биржа»

Номинация: Лучшие в профессии.

Эссе «В работе главное огонь в глазах и любовь к делу».

Номинант Наталия Лаврентьева, начальник административно-хозяйственного управления ПАО «Московская биржа».

 

  Образование, знания, навыки, опыт

Наталия Лаврентьева

Я работаю в административной сфере 20 лет. 10 лет возглавляла службу протокола в «Росгосстрахе» (организация мероприятий, бизнес-командировки, служба ресепшена, кол-центр и служба обеспечения поддержки первых лиц). На Московскую биржу меня пригласили в 2010 году для выстраивания и оптимизации процессов, связанных с административно-хозяйственной деятельностью, организацией внутренних сервисов, бизнес-тревелом, внутренними корпоративными мероприятиями.

Первое образование у меня высшее инженерное, второе — экскурсовод. Думаю, это сочетание является одним из секретов моего успеха. Оно позволяет посмотреть на процессы с должной внимательностью и требовательностью инженера, а также глубиной взгляда экскурсовода. Ведь именно для профессии экскурсовода изучают такие важные (в том числе и для административно-хозяйственной деятельности) направления, как организация мероприятий, действия в чрезвычайных ситуациях, подготовка исторических документов и справок, работа с туристами по выбору лучших мест, учат понимать и чувствовать предпочтения людей даже без слов. Впоследствии для решения профессиональных задач по оптимизации документооборота я приобрела дополнительные профессиональные навыки — закончила специальные курсы РГГУ. Я не прекращаю заниматься саморазвитием, расширяю экспертизу через внутренние тренинги компании, участвую в профильных выставках, мероприятиях, изучаю передовой опыт и тренды из профильных изданий, постоянно совершенствую менеджерские качества и коммуникативные навыки, поддерживаю рабочий уровень английского языка.

Яркие проекты

Самый знаковый и памятный для меня проект — организация празднования 85-летия «Росгосстраха» в Кремле на 5000 человек (размещение в гостиницах более 3000 региональных представителей, логистика на период празднования, банкет и сопутствующие опции).

Другой проект — инфраструктурные изменения офиса Московской биржи, создание дополнительных сервисов. В связи с внедрением в компании новых бизнес-процессов и расширением команды возникла необходимость в рациональном использовании офисного пространства, создании удобной навигации, а также внедрении таких изменений, которые отвечали бы принципам и ценностям компании, пожеланиям сотрудников. В итоге была проделана огромная работа по анализу существующей ситуации, запросов бизнеса и рыночных тенденций. Отталкиваясь от этих требований, мы реализовали массу мероприятий, нацеленных на решение этих вопросов в короткие сроки.

В настоящее время все административно-хозяйственные процессы в компании регламентированы и в большей степени автоматизированы. Создана служба «одного окна» приема хозяйственных заявок. Услуги ресепшена переведены на аутсорсинг. Разработаны и внедрены стандарты организации рабочих мест и решения бытовых нужд сотрудников. Был упрощен, проработан и передан в надежные руки процесс документооборота. В административно-хозяйственном управлении осуществлено четкое разграничение по функционалу и выстроены процессы взаимозаменяемости. Клиенты и сотрудники компании привыкли к тому, что компания и ее сервисы работают как часы, с высоким уровнем качества.

В части трансформации офисного пространства было создано более 20 переговорных комнат, в том числе два конференц-зала вместимостью до 120 человек. Организованы девять кофе-поинтов. Мини-кухни оборудованы всем необходимым для приема пищи, кофе, чая, на регулярной основе проводятся «вкусные дни» и «молочные дни». В комплексе зданий функционирует корпоративная столовая на 500 человек. Во всех офисах компании есть полки «букшеринга». Благоустроен и озеленен внутренний дворик. Благоустроена веранда, что позволяет сотрудникам работать летом на открытом воздухе. В офисах оборудованы места для отдыха, спортивный зал, есть велопарковка, душевые комнаты, установлены кулеры, вендинговые аппараты, телефонные кабинки. Группа компаний заботится о популяризации здорового образа жизни, профилактике и предупреждении распространения заболеваемости ОРВИ и гриппом. Проводятся дни здоровья. Запущен проект раздельного сбора мусора. Мы регулярно принимаем участие в различных социальных проектах, сотрудничаем с рядом благотворительных фондов, ежегодно проводим акции по сдаче крови.

Команда

В одиночку реализовать многие из вышеперечисленных задач невозможно. Именно поэтому я хотела создать команду, способную решать абсолютно разные задачи максимально эффективно. В ней есть как новички, так и опытные менеджеры, к каждому из которых я нахожу свой подход. Являясь ядром своей команды, я стараюсь быть наставником для начинающих специалистов и «крепким плечом» для опытных сотрудников. Мне важно, чтобы у подчиненных было желание к саморазвитию, наличие внутренних жизненных принципов, целостность и системность. Для этого я не просто прошу ответственно исполнять рутинные задачи, а наполняю эту работу смыслом, что мотивирует коллектив к достижению нужных результатов. Анализируя выполненные проекты, я стремлюсь находить новые оптимальные пути, учу своих сотрудников мыслить не только в одном направлении, а видеть картину целиком.

Мне важно, чтобы каждый сотрудник чувствовал себя комфортно и защищенно в коллективе. Ведь коллектив — это живой организм, и невозможно создавать лучшие практики, если есть отстающие.

Работодатель

Высокий уровень вовлеченности, погружения во все процессы во вверенном мне функциональном подразделении неоднократно был отмечен топ-менеджментом компании и сотрудниками.

Как мне кажется, руководители ценят меня не только за профессиональный подход к задачам, но и за внутренний «огонь» и любовь к делу.