Номинация «Лучший проект по сокращению офисных затрат/оптимизации процессов». Проект «Оптимизация административных расходов АО «ВЕРФАУ»

 

 

Лилия Фролова, руководитель административного отдела АО «ВЕРФАУ» , в рамках общественных слушаний премии «Управление административными проектами»  20 сентября 2018 года представит проект «Оптимизация административных расходов АО «ВЕРФАУ».

Перед Лилией Фроловой, как руководителем нового в структуре компании административного отдела, была поставлена задача по сокращению административных расходов, а также усовершенствование существующих бизнес-процессов, связанных с этими расходами.

К административным расходам в компании относят затраты на приобретение канцелярских принадлежностей и бумажной продукции, хозтоваров и продуктов питания для нужд офиса, мебели для сотрудников, а также содержание транспортных средств, мобильная связь и почтовые расходы.

Лилия Фролова разбила свой проект на несколько этапов:

— сбор данных, включая знакомство с компанией и спецификой работы и всех бизнес-процессов, анализ затрат по соответствующим направлениям за предыдущие периоды, изучение действующих контрактов с поставщиками товаров и услуг

— разработка решений по сокращению денежных затрат, корректировка процессов закупки

— оформление решений, включая разработку форм заявок, процедуры согласования затрат, а также закрепление решений в инструкции

— презентация и внедрение решений.

В области закупки канцтоваров и хозтоваров, в первую очередь, была проведена ревизия ассортимента закупок и корректировка процедуры закупки, а именно:

  • разработан каталог канцелярских принадлежностей определенного вида, с соблюдением корпоративных цветов и наиболее оптимальных по соотношению цена-качество;
  • после проведенного тендера выбран один поставщик, заключен договор с возможностью постоплаты;
  • каталог был разослан сотрудникам и размещен на сетевом диске.

Заявки на закупку теперь собираются упорядоченно через секретаря не чаще одного раза в квартал, а для текущих потребностей был создан резерв (ручки, карандаши, бумажная продукция), который находился у секретаря и пополняется не чаще одного раза в месяц. Все формы – заявка от отдела, сборная заявка на закупку, журнал резерва – были

разработаны Лилией Фроловой.

Поначалу, ограниченный ассортимент, из которого можно было выбрать канцтовары, расстроили сотрудников – они привыкли каждый заказывать разные ручки, блокнотики с котятами и прочее. Однако, со временем, многие оценили стильность единообразия, а также приветствовали возможность использовать запасы резерва при необходимости.

Ежеквартальная закупка товаров позволяет направлять запросы на ценовые предложения разным поставщикам, что, безусловно, позволяет как мониторить цены на рынке, так и получать скидки у основного поставщика.

Лилия Фролова также предложила и внедрила «Пакет новичка» — вновь принятому работнику, помимо пакета с корпоративными подарками (кружкой, блокнотом/ежедневником, ручкой, ленточкой для пропуска), также вручается готовый набор канцелярских принадлежностей (рабочее место было полностью подготовлено для работы).

Что касается оснащения рабочих мест сотрудников мебелью, Лилией Фроловой была разработана опись всей имеющейся мебели и проведена инвентаризация с указанием степени изношенности. Также были собраны заявки от сотрудников на плановую замену кресел.

Таким образом, рабочие места сотрудников были оснащены по единому стандарту, сокращена нагрузка и упорядочена работа офис-менеджера, который занимается непосредственно заказом товаров и выдачей по заявкам, затраты были уменьшены более, чем в пять раз.

В плане оптимизации расходов на содержание транспортных средств, которые находились в распоряжении компании, в первую очередь, был упорядочен процесс подачи заявок на автомобили (сопровождение сотрудников и гостей, передача документов и ТМЦ по городу) и усилен контроль работы водителей. Анализ интенсивности их поездок показал, что из трех ТС достаточно оставить одну машину с водителем-курьером. В течение полугода компания отказалась от остальных ТС. Во вторую очередь, были также оптимизированы расходы на технические и ремонтные работы.

По итогам проведенной работы был значительно оптимизирован, разработана и используется форма заявки для сотрудников на водителя в целях равномерного распределения нагрузки, компания получила прибыль от продажи ТС. На сегодняшний день было решено отказаться от содержания ТС полностью с переходом на сопровождение сотрудников службой такси и привлечением пешего курьера по необходимости.

Компания предоставляла сотрудникам право пользования корпоративной мобильной связью для оперативного решения рабочих вопросов, однако, расходы на мобильную связь не были хоть как-то регламентированы. Кроме того, сим-карты были закреплены не за должностями, а за конкретными сотрудниками, в результате чего, мобильной связью пользовались сотрудники, характер работы которых не подразумевал, например, частых разъездов или общения с контрагентами. Для оптимизации расходов в этом направлении было разработано Положение о порядке предоставления корпоративной мобильной связи, с учетом командировок, были определены должности и утверждены лимиты расходов.Затраты компании по данной статье расходов сократились почти в шесть раз, а на сегодняшний день, ввиду структурных изменений, еще более, чем в два раза.

Принято считать, что административный отдел – в целом, один из самых «расточительных» — приобретаемые товары имеют текущий характер и постоянно заканчиваются, доходов от отдела ждать не приходится. И потому, особенно в условиях кризиса, очень важно суметь эффективно и грамотно снизить затраты компании, при этом, не ущемляя «качество жизни» внутренних клиентов – горячо любимых сотрудников.

Не менее важно и сократить, по возможности, как нагрузку на сотрудников административного отдела, чтобы не превращать их в «отдел закупок», так и облегчить процесс заказа товаров и услуг для рядовых работников. В этом помогают инструкции, положения и, больше всего, удобные формы заявок.

По мнению Лилии проект по оптимизации расходов в компании «ВЕРФАУ» наиболее успешный и показательный за весь трудовой стаж – затраты только по указанным здесь статьям были существенно снижены (более, чем в 5 раз), что, безусловно, благоприятно сказалось на финансовом положении компании.

 

 

 

Организатор премии:

Генеральный партнер: