Номинация «Лучший проект по сокращению затрат/оптимизации процессов». Проект “Оптимизация процессов и затрат на организацию командировок сотрудников компании CTI”

 

 

Игорь Рекуданов, административный директор ООО «Си Ти Ай», 20 сентября на общественных слушаниях представит проект “Оптимизация процессов и затрат на организацию командировок сотрудников компании CTI”.

Цели проекта: упростить и ускорить процессы организации и управления расходами на деловые поездки сотрудников; сократить общие затраты на командировки сотрудников без потери в качестве услуг.

Критериями достижения целей проекта были:

— сокращение трудозатрат персонала компании на обработку предварительной информации по поездкам;

— сокращение средней стоимости тревел-услуг (билеты, размещение) без потери качества предоставляемого сервиса;

— сокращение стоимости обслуживания у поставщика (сервисный сбор);

— обеспечение максимальной прозрачности бизнес-процессов;

— создание условий для гибкой корректировки процессов между заказчиком-исполнителем и поставщиком услуг

Задачи и результаты проекта на 2016-2018:

Сосредоточить максимально-возможный % заказов услуг по командировкам через онлайн-платформу STARLINER. Целевой показатель – 90%. Результат – 85% транзакций проходит через Starliner с фиксацией максимального количества данных для анализа расходов.

Увеличить долю самостоятельных бронирований в онлайн-системе. Целевой показатель – 70% (с учетом специфики заказов, структуры компании и возможностей российского рынка). Результат – 65% услуг выписывается самостоятельно.

На данный момент работа по задаче ведется в двух направлениях:

1) CTI применяет внутренние административные ресурсы для повышения доли выписки самостоятельных заказов до 70%.

2) STARLINER разрабатывает и внедряет новые технологии для обеспечения необходимых условий для повышения таргета до 90%.

В частности – использование NDC для реализации возможности заказывать в корпоративной системе бронирования дополнительные услуги авиакомпаний (уже реализована интеграция с S7), такие как выбор мест на борту, оформление дополнительного багажа и т.п., а также автоматизация обменов и возвратов.

Минимизировать потери, связанные с возвратами, обменами и неиспользованными услугами Целевой показатель – не более 5% Результат – 4% Увеличить количество транзакций по минимально-возможному тарифу Целевой показатель – 75% Результат – 84%.

На текущий момент:

— 85% транзакций по заказу услуг абсолютно прозрачны для финансового и управленческого анализа;

— значительно снизились трудозатраты персонала на обработку информации по поездкам (по предварительным оценкам – до 30%);

— Общая экономия бюджета на тревел-услуги составила 7,9%, в том числе сокращение средней стоимости авиабита – 33,3% по отношению к аналогичному периоду прошлого года, сокращение средней стоимости размещения – 27,7% по отношению к аналогичному периоду прошлого года – Сокращение стоимости обслуживания – 30%.

Онлайн-платформа для организации и управления расходами на командировки предоставлена  компанией STARLINER.

Задачи на 2018-2019 год:

— увеличить среднюю “глубину бронирования” (срок между заказом услуги и отправлением) до 7 дней;

— повысить уровень соблюдения тревел-политики, в том числе за счет автоматизации применения правил тревел-политики в системе бронирования STARLINER;

– увеличить долю самостоятельных бронирований в онлайн-системе STARLINER для большей экономии на сборе за менеджера;

– регулярный анализ динамики возвратов и корректировка стратегий выбора возвратных/невозвратных тарифов для сдерживания расходов и реализации дополнительной экономии;

– регулярный мониторинг выбора минимальных тарифов и % отклонения в случае выбора неминимальных тарифов для исключения скрытых расходов в виде снижения продуктивности командируемых сотрудников и соблюдения баланса “цена-качество” услуг;

– обучение сотрудников: вебинары для новых сотрудников и встречи, нацеленные на повышение эффективности в работе с системой для опытных пользователей;

– регулярный мониторинг и актуальзация тревел-политики, в связи с прогнозируемым ростом цен на авиабилеты;

– регулярный мониторинг и выбор стратегии по соблюдению приоритета выписки по 3D (Аэрофлот + S7);

– регулярный мониторинг и, по возможности, обмен неотлетанных билетов для минимизации вынужденных денежных потерь.

 

 

 

 

 

Организатор премии:

Генеральный партнер: